Yksi kaikkein tärkeimmistä piirteissä esimiehessä on se, että hän osaa viestiä henkilöstölleen. Kyseessä ei olekaan mikään pikku juttu, sillä viestinnän piiriin kuuluu niin sanojen lisäksi kaikki sanaton viestintä, kirjoitettu teksti, olemus, viestintä henkilöstölle, viestintä oman esimiehen kanssa kuin oma viestinnällinen käyttäytyminen ja piiloviestintä. Jos jokin asia kehittää esimiestä eteenpäin, on viestinnän merkityksen ymmärtäminen ja asiaan pureutuminen.

Hyvän Esimiehen Viestintätaidot

Sanat ovat pienessä roolissa

Monesti kun ajatellaan sanana viestintää, ajatellaan sanoja. Sanat ovat muutaman prosentti osuuden verran viestinnästä, joten todellisuudessa sanat viestinnän merkkinä on todella minimaalinen. Unohda siis sanojen merkityksen suuri tarkkailu ja keskity piilo viestintään sekä sanattomaan viestintääsi. Sillä tehdään suuri eri hyvän ja vaikuttavan esimiehen ja epäpätevän, epäluotettavan esimiehen välillä. Otetaan esimerkki. Ison myyntiorganisaation yksi tärkeimmistä myyntipäivistä lähestyy, miten toimii viestinnällisesti hyvä esimies? Hän aloittaa hyvissä ajoin selkeän viestintäsuunnitelman ja motivaatio suunnitelman kaikille alaisilleen esimerkiksi henkilökohtaisilla tulostavoite palavereilla tai aloittamalla esimerkiksi myyntikisan, jonka voittaja ratkeaa tuon huippu myynnillisen päivän lopputuloksen jälkeen. Hän keskustelee ja valmistelee alaisiaan kohti tärkeää myyntipäivää ja kannustaa sekä nostaa myyjien itsetuntoa. Uusille myyjille hän valmistelee koulutusta päivää varten, jotta hekin ovat valmiita päivään. Kun vihdoin päivä koittaa, esimies on jo valmistellut koko myyntiorganisaation tuota hetkeä varten ja ennen päivän pyrähdystä, hän vielä varmistaa, että kaikilla on tarvittavat työkalut ja ohjeistukset onnistumiseen ja pitää motivoivan tsemppipuheen alaisillensa. Miten saman päivän rakentaa huono esimies, jonka viestintätaidot eivät ole teräviä? Hän unohtaa koko viestinnän muiden asioidensa alle ja keskittyy vasta tuona kyseisenä aamuna alaisiinsa, siihen mennessä hän on vain tuijottanut lukuja, kironnut niitä itsekseen, keksinyt keinoja päässään niiden parantamiseksi ja lopulta hätiköiden pitää aamun ”tsemppipuheen”. Puheessaan hän kertoo, kuinka hyvin onnistuttiin viime vuonna ja kuinka tärkeää on nyt jokaisen tehdä paras tuloksensa koko vuodesta tänä päivänä. Hän menee luvut edellä ja unohtaa kokonaan kehut puheestaan. Myyntiorganisaatiossa jokaiselle tulee tämän tyylisestä käyttäytymisestä vain paineita ja hyvin luultavasti tämän tapainen puhe voi syöstä osan henkilöstöstä stressaantuneena, osan epämotivoituneena kohti tärkeää päivää ja osa kuka otti puheesta irti kaikkensa, voivat helposti pusertaa täysin ylikierroksilla tämän kaltaisen päivän, tehdä hyvän tuloksen, mutta tehdessään ylikierroksilla paineen alla myynnin yhdelle päivälle, on helposti edessä esimerkiksi sairastuminen tai ylikuormitus ja sairasloma tästä syystä tai huono työmotivaatio väsymyksen takia seuraaville työpäiville.

Hyvä esimies kuuntelee enemmän kuin puhuu

Puolet viestinnästä on kuunneltua. Mitä, miten ja kuinka kauan toista voi kuunnella ja puheesta voi ottaa irti? Jo puolen tunnin aktiivinen kuunteleminen on erittäin energiaa vievää puuhaa. Sen takia, varsinkin esimies roolissa on tärkeää, että osaa ajoittaa ja tauottaa henkilöstön kanssa käydyt henkilökohtaiset keskustelut oikein. Jos alainen huomaa esimiehestään, että tämä ei pysty keskittymään tai ei kuuntele aktiivisesti vaan passiivisesti hänen kertomustaan, siitä tulee helposti epäkunnioitettu olo. Kuuntelun rooli on vähintäänkin yhtä tärkeä viestinnässä kuin puhumisen. Itse asiassa kuuntelu on iso osa viestintää, kun taas puhuminen ei niinkään suuri. Aktiivisen kuuntelijan erottaa joukosta. Kuuntelija tyyppinen ihminen on mukana tarinassa, vastailee säännöllisesti ja mikä suurimpana: kysyy lisäkysymyksiä. Kuuntelijalla on kehonkielellisesti kuunteleva asento ja suora katsekontakti puhujaan. Kuuntelija uppoutuu puhujan sanomaan. Sellainen esimies on hyvä esimies, joka osaa tämän taidon ja se ei kehity kuin opiskelemalla ja harjoittelemalla.

Hyvä esimies kuuntelee enemmän kuin puhuu